1994年發(fā)布的《檔號(hào)編制規(guī)則》（D A/T 13 —94）是規(guī)范檔號(hào)編制的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔號(hào)編制規(guī)則適用于傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案，但并不適用于歸檔文件的檔號(hào)編制。不過(guò)，該規(guī)則確定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則以及基本的編制方法是比較科學(xué)、合理的，應(yīng)該為歸檔文件的檔號(hào)編制所沿用。
1. 唯一性原則
檔號(hào)應(yīng)指代單一，不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。也就是說(shuō)，一個(gè)檔號(hào)只能對(duì)應(yīng)一件文件，具有唯一性，不能岀現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。
2. 合理性原則
檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與歸檔文件的整理分類體系相適應(yīng)。檔號(hào)保持完整，不隨意增加或減少某種代碼。
3. 穩(wěn)定性原則
檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。對(duì)必須改變的檔號(hào)，應(yīng)在歸檔文件目錄及所有相關(guān)檢索工具、數(shù)據(jù)庫(kù)中做出同步修改。改變檔號(hào)時(shí)，還應(yīng)注明原檔號(hào)。
4. 擴(kuò)充性原則
檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)檔案不斷擴(kuò)充的需要。
5. 簡(jiǎn)單性原則
檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。
檔號(hào)的結(jié)構(gòu)
在規(guī)劃歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）充分借鑒了《檔號(hào)編制規(guī)則》中的合理部分，并盡量與傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案的檔號(hào)以及照片、錄音、錄像等其他形式檔案的檔號(hào)相銜接。
《規(guī)則》建議以“年度一保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”分類法為基準(zhǔn)確定檔號(hào)結(jié)構(gòu)。作出如此選擇的原因有二：一是便于館室銜接；二是考慮到機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）為檔號(hào)結(jié)構(gòu)中選擇項(xiàng)，如此可以保持檔號(hào)結(jié)構(gòu)的易辨識(shí)度（固定項(xiàng)盡量放在檔號(hào)結(jié)構(gòu)的左側(cè)，保證前段一致）。由此, 《規(guī)則》建議檔號(hào)的基本結(jié)構(gòu)為:
全宗號(hào)-檔案門類代碼•年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)（如圖1所示）
其中，檔號(hào)左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線"-”連接， 同一級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“ • ”隔開(kāi)。
對(duì)于規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的，《規(guī)則》建議應(yīng)在檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，省略機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：
全宗號(hào)-檔案門類代碼•年度-保管期限-件號(hào)（如圖2所示）
需要說(shuō)明的是，有些部門和地區(qū)為解決紙質(zhì)檔案數(shù)字副本或電子文件命名、編目要求而使用子件號(hào)概念的，進(jìn)行檔號(hào)編制時(shí)，可以在件號(hào)后增加子件號(hào)，中間用間隔 號(hào)“•”隔開(kāi)。
檔號(hào)編制要求和方法
歸檔章
歸檔章是檔號(hào)在紙質(zhì)文件上的具體體現(xiàn)。在電子文件上，可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上對(duì)檔號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。不過(guò)，這種標(biāo)識(shí)并不是必備的，各地區(qū)各部門可以在不增加整理負(fù)擔(dān)的前提下（比如電子文件本來(lái)就具備條形碼等），根據(jù)具體情況靈活掌握。
1. 歸檔章樣式《規(guī)則》規(guī)定，歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）可以作為選擇項(xiàng)。在樣式上，《規(guī)則》維持六格章樣式不變，規(guī)格為長(zhǎng)45mm,寬16mm，分為均勻的6格（見(jiàn)圖3）。為貫徹“簡(jiǎn)化整理”的理念，一般不建議在歸檔章上增加其他額外項(xiàng)目，以免給整理工作帶來(lái)不必要的負(fù)擔(dān)。
在項(xiàng)目位置上，全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限4個(gè)項(xiàng)目在歸檔章的位置保持不變，原《規(guī)則》室編件號(hào)改為件號(hào)，館編件號(hào)改為頁(yè)數(shù)。在填寫這些項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照各個(gè)項(xiàng)目在歸檔章上的位置進(jìn)行，不可隨意調(diào)換位置，以方便識(shí)讀，便于檔案的管理和利用。
需要說(shuō)明的是，圖3中加注括號(hào)的文字為提示性文字，是用來(lái)說(shuō)明各編號(hào)項(xiàng)目在歸檔章中的位置，實(shí)際制作歸檔章時(shí)無(wú)須刻出，以減小歸檔章的大小，節(jié)省歸檔章占用的空間。其中標(biāo)有“*”號(hào)的機(jī)構(gòu)或問(wèn)題項(xiàng)為選擇項(xiàng)，不按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的，歸檔章上相應(yīng)位置直接留空即可。對(duì)于歸檔章的材質(zhì)和外形，《規(guī)則》中沒(méi)有加以規(guī)定，各單位可以方便使用為原則自主選擇。
2. 蓋章要求在紙質(zhì)文件中，歸檔章需要逐件標(biāo)識(shí) 在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置。如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可將歸 檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置，但以上端為宜。歸檔章不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。光榮冊(cè)等光面印刷文件材料，首頁(yè)無(wú)法蓋章，也無(wú)法在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)，可在材料 內(nèi)第一頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章。統(tǒng)計(jì)報(bào)表等橫式文件，在文件右側(cè)居中位置加蓋歸檔章。
在歸檔章填寫上，全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)為必備項(xiàng)，按照本節(jié)檔號(hào)編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫即可，但件號(hào)不足4位 的，不需補(bǔ)“0”。頁(yè)數(shù)也是必備項(xiàng)，為歸檔文件中有字頁(yè)面的數(shù)量，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。機(jī)構(gòu)或問(wèn)題為選擇項(xiàng)，同樣按照檔號(hào)編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫（見(jiàn)圖4）
不過(guò)，為了方便識(shí)讀，便于手工管理，歸檔章保管期限也可以使用“永久” “30 年”“10年”簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)。在全宗指南中，應(yīng)將機(jī)構(gòu)名稱與相應(yīng)簡(jiǎn)稱加以對(duì)照說(shuō)明。使用問(wèn)題簡(jiǎn)稱的，則可根據(jù)分類方案，直接填寫“黨群” “行政”“業(yè)務(wù)”等 （見(jiàn)圖5）。
填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，也可使用打號(hào)機(jī)打號(hào)。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。歸檔章中有些項(xiàng)目比較固定，如全宗號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋，以減少填寫項(xiàng)目的工作量。
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